Idealprofil eines Einkäufers – Anforderungen von A-Z

Toller Fachartikel zum Thema „Strategischer Einkauf“ von Etienne Leck, Geschäftsführer der VERUM Coaching Training Consulting GmbH, für die berater.de GmbH.

Quelle: Verum Consutling

Der Strategische Einkäufer

Der Einkauf ist das Herzstück eines Unternehmens. Ein Einkaufsbereich ist ein hochkomplexes und schnelles Netzwerk aus Fachwissen in den jeweiligen Sparten/Themen, Beziehungen nach intern (betroffene Abteilungen im Unternehmen-/ Anforderer-Produktion-Vertrieb), wie extern (Zulieferer von Teilen/ Komponenten) und zu einem guten IT-Netzwerk. Ein guter strategischer Einkäufer braucht heute hierzu eine sehr breite Basis an Wissen, Kompetenzen, gute Kenntnisse der eigenen Produktion bzw. Produkte, als auch der weltweiten Märkte und Zulieferfirmen. Komponenten, die nicht beschaffbar sind, müssen entweder im Unternehmen selbst entwickelt werden, oder müssen von den technischen Einkäufern über Entwicklungsfirmen beschafft werden.

Auf diese Art und Weise haben sich viele Einkäufer zu Entwicklungs- oder Strategieberatern im eigenen Unternehmen entwickelt, die wesentlich die Flexibilität und Innovationskraft eines Unternehmens beeinflussen können und so ein wichtiger Teil im Unternehmensablauf geworden sind. Dies wird häufig unterschätzt, da im Falle eines Aus-/oder Wegfalls diese Ressource nicht ohne erhebliche Einbußen zu ersetzen ist. Früher könnte der Einkauf im Wesentlichen durch Einsparungen glänzen, heute trägt der Einkauf einen wesentlichen Anteil an der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens bei, durch solide finanzielle Sicherstellung von Beschaffung und Entwicklung.

Doch auch in der SupplyChain- und Logistikkette spielt ein moderner strategischer Einkäufer eine wesentliche Rolle. Er hat häufig als einziger den Gesamtüberblick in der Supply Chain und Logistikkette, da der Einkauf meist dafür verantwortlich gemacht wird, dass die Materialien rechtszeitig an den Produktionslinien oder die Produkte im Lager zur Auslieferung an den Kunden sind. Alle damit verbunden Prozess Unterbrechungen und Risiken werden meist durch den Einkauf gesteuert und kontrolliert.

Anforderungsprofil: Verhandlungssicherheit und Kommunikationsstärke

Verhandeln und kommunizieren kann und muss man lernen und erfahren. Gute Einkäufer besitzen die Kunst, ihrem Gegenüber zu vermitteln, dass Sie ein wichtiger Partner sind, dass Sie das Produkt oder die Herstellung der Teile verstehen und beschränken sich nicht allein darauf, nur mit Druck die Preise zu drücken, weil Sie vielleicht gerade die Marktmacht dazu haben. Die Preise werden aber dabei nicht aus den Augen gelassen.

Um diesen Spagat zu meistern, müssen Einkäufer über ein hohes Maß an Selbstbewusstsein, Verhandlungssicherheit und Kommunikationsstärke besitzen. Hier müssen Sie Ihre Forderungen klar auf den Tisch legen und mit nachvollziehbaren Begründungen hinterlegen. Hier sind das Feingefühl und die Kommunikationsfähigkeit eines Einkäufers gefordert, um die vielen Schnittstellen innerhalb des Unternehmens zu berücksichtigen /optimieren. Verhandlungssicheres Englisch ist in der heutigen Zeit für strategische Einkäufer ein absolutes Muss.

Anforderungsprofil: Menschenkenntnis

Aufgrund der vielen internen, wie externen Schnittstellen brauchen Einkäufer eine gut ausgeprägte Sozialkompetenz. Sie müssen verbindlich, offen, tolerant und freundlich sein, und dem Gegenüber ein Gefühl von Akzeptanz und Kompetenz entgegenbringen, egal auf welcher hierarchischen Ebene sich der Verhandlungspartner befindet. Sehr häufig sieht man sich in einem Einkäuferleben mit dem Gegenüber mehr als zweimal und dann kann es sein, dass dieser damalige Verhandlungspartner jetzt CEO oder ähnliches eines Unternehmens ist.

Anforderungsprofil: Unternehmerisch-strategisches Denken

Einkäufer müssen analytisch und logisch denken können und dieses auf die vorhandenen Systeme und Produktionslinien Ihres Unternehmens mappen können. Um Potentiale zu schaffen, müssen sie die Konsequenzen Ihrer Entscheidungen in der Beschaffung verstehen. Kosteneinsparungen von z.B. 3,2% können eine gleiche Wirkung in der Bilanz eines Unternehmens haben, wie eine Umsatzsteigerung von 55%. Wertschöpfung beschränkt sich nicht nur auf Kostenreduktion, sondern umfasst auch Initiativen zur Verbesserung von Prozessabläufen, Verkürzung von Produktionszeiten, Verringerung von Working Capital, Lagerbeständen, Beschaffungswegen, Produktionsmaterialien und dem Verlagern von Risiken.

In diese Beschaffungsstrategie werden die Zulieferer mit einbezogen und sind ein wesentlicher Bestandteil. Nur in einer gut funktionierenden offenen Lieferantenbeziehung kann man über Jahre hinweg vertrauensvolle Produkt- und Prozessinnovationen entwickeln und somit alle möglichen Sparpotentiale realisieren. Dies funktioniert nur in einer Win-Win Situation für beide Seiten. Wer nur Preise drückt kommt nicht weit.

Anforderungsprofil: Fachwissen

Gute Einkäufer benötigen eine sehr breite Wissensbasis. Sie brauchen nicht nur Kenntnisse über die Produktionsverfahren im Unternehmen, sondern Sie brauchen auch Kenntnisse über die Herstellungsverfahren der Zulieferer, der benötigten Materialeigenschaften und ein gutes allgemeines technisches Verständnis, um kostengünstig und effizient für das Unternehmen einzukaufen. Des Weiteren brauchen Sie ausreichende juristische Kenntnisse, um nicht nur Preise, sondern auch Liefer-, Leistungs- und Rahmenverträge mit all den notwendigen Bedingungen eines guten Vertrages aushandeln zu können und das meist auch noch für den internationalen Geschäftsverkehr in Englisch. Heutzutage kann ein Einkäufer sich nicht nur mit dem Einzelpreis beschäftigen, er muss aus Nachhaltigkeitsgründen und den daraus folgenden Kosten den gesamten Lebenszyklus eines Teils oder Produktes für das Unternehmen betrachten. Auch die schwankenden Währung- und Rohstoffkosten müssen in einer Risikoanalyse mit betrachtet werden. Dies und noch einiges mehr ist ohne ein hohes Maß an IT-/ ERP Kompetenz nicht zu erledigen. Schnelle Verfügbarkeit an Informationen und ein großes Organisationstalent sind der Schlüssel zum Erfolg für einen guten strategischen Einkäufer und unterstreichen die herausragend wichtige Rolle in einem modern aufgestellten Unternehmen.

Abschließend ist zu sagen, dass das Beraterwesen im Einkauf sich von heute dahingehend verändert hat, dass es nicht mehr ausreicht Grafiken und Papiere vorzulegen, sondern es wird immer wichtiger, sich in den Prozessablauf mit einzubringen, die Mitarbeiter mitzunehmen und die Prozesse sowie Projekte gemeinsam aktiv zu gestalten. Eine klassische „Hands-on Mentalität“ ist gerade in der Optimierung der Kosten notwendig. Gemeinsame Verhandlungen, Workshops, Projekterfahrung sowie das Fachwissen eines Beraters mit der notwendigen Menschenkompetenz, optimieren die Unternehmung ganzheitlich und langfristig.

Über die VERUM GmbH

Gemeinsam mit den Ressourcen sowie Potentialen aus dem Unternehmen, optimiert die VERUM GmbH Prozesse, reduziert Kosten (Einkauf, Produktion, Vertrieb, Logistik) und coacht die Entwicklung der Mitarbeiter dahingehend, sich kontinuierlich und effizient in einem agilen Markt zu behaupten. Diese ganzheitliche Herangehensweise sichert Marktanteile, -präsenz und unternehmerischen Erfolg.

Hierzu nutzt VERUM:

  • das Structogram® für eine optimierte Menschenkenntnis und eine bessere Kommunikation
  • Tools aus der sichersten Verkehrsindustrie der Welt – der Luftfahrt –
  • Consulting mit den VERUM Experten und den Mitarbeitern vor Ort, für ein nachhaltiges kontinuierliches Optimieren

Das wichtigste Know-how steckt bereits in den Unternehmen den Mitarbeitern, die alle Details und Widrigkeiten der Prozesse und Organisation kennen. Optimiert werden muss unteranderem die richtige Kommunikation und Faktensammlung zur folgerichtigen Darstellung. Kosten, Prozesse und Kommunikation zu optimieren, bedeutet Information weiterzugeben, mit den richtigen Tools und in der richtigen Struktur. Dies sichert die Zusammenarbeit in den Teams, in der Führung und in der Geschäftsleitung für die Zukunft. Wir gestalten mit den Ressourcen des Kunden und unserem Know-how die gemeinsame Veränderung im Unternehmen, durch agile Systeme und Prozessoptimierung mit Ihren Mitarbeitern.

Etienne Leck, CEO – VERUM GmbH